Pienyritysten laskutus: Miten kirjoittaa ja käsitellä maksamattomia laskuja

Monet yritykset yrittävät kerätä maksuja asiakkailta viipymättä, ja näillä kassavajeilla voi olla vakavia seurauksia. Nopeamman maksun keräämisen salaisuus on laskussa: laskujen lähettäminen nopeasti, niiden maksamisen helpottaminen ja seurannan johdonmukaisuus ovat kaikki keskeisiä tekijöitä nopeammin.

Tässä oppaassa opetamme, miten voit kirjoittaa laskun ja paljastaa kaikki laskutuksen parhaat käytännöt, mukaan lukien laskutusohjelmiston käyttäminen käsittelemään suurta osaa työstä automaattisesti. Tämän artikkelin sponsorina oleva FreshBooks on helposti arvostetuin laskutusratkaisu SMB-markkinoilla. Voit kokeilla palkitun ohjelmistonsa ilmaiseksi napsauttamalla alla olevaa linkkiä:

Laskussa on esitetty maksupyyntö asiakkaiden jo vastaanottamista tavaroista ja palveluista. Sinun on luotava lasku ja lähetettävä se asiakkaalle pian sen jälkeen, kun olet suorittanut sopimuksen loppuun.

Alla on esimerkki laskusta, jonka olemme luoneet FreshBooksissa fiktiiviselle yrityksellemme, Paul's Plumbingille. Laskussa tulee olla vähintään yrityksen yhteystiedot (eli osoite, puhelinnumero), asiakkaan yhteystiedot ja ostetun tuotteen / palvelun tiedot, kuten määrä ja hinta sekä eräpäivä. Myöhemmin tässä artikkelissa käymme läpi vaiheet, joilla voit luoda laskun FreshBooksissa.

Sinun on toteutettava prosessi, joka alkaa myynnistä ja päättyy maksun keräämiseen asiakkailta. Muussa tapauksessa löydät itsesi suurista myyntisaamisista (rahat asiakkaillesi), mutta vähän rahaa ei ole.

Seuraavassa on viisi vaihetta, joilla voit hallita laskuja ja saada maksuja nopeammin:

Vaihe 1 Luo lasku oikea-aikaisesti

Luo lasku 1-2 työpäivän kuluessa siitä, kun olet tarjonnut palveluja tai toimittanut tuotteet asiakkaalle. Mitä kauemmin odotat laskun lähettämistä, sitä kauemmin sinun on odotettava maksun vastaanottamista. Vihje: Jos tarvitset talletuksen asiakkaalta, ennen kuin aloitat työn, varmista, että lasku lasketaan ennakkomaksun kautta. Voit myös luoda laskun, jossa pyydetään etukäteen talletusta tai tallenninta.

Vaihe 2 - Sähköpostilaskut (Älä lähetä laskuja!)

Kuten mainitsin vaiheessa 1, sitä nopeammin asiakas saa laskun, sitä nopeammin saat maksun. Älä tuhlaa aikaa laskun lähettämisessä postitse; sen sijaan lähetä lasku vain asiakkaalle. Kirjanpito-ohjelmiston, kuten FreshBooksin avulla voit tarkistaa, onko lasku avattu, joten ei ole huolestuttavaa, jos lasku on kadonnut.

Vaihe 3 - Anna asiakkaille mahdollisuus maksaa laskuja verkossa

Nykypäivän tekniikalla voimme maksaa muutamassa sekunnissa vain napauttamalla älypuhelinta tai älykelloa. Miksi ei tehdä siitä yhtä helppoa asiakkaillesi? Käyttämällä laskutusohjelmistoa, kuten Freshbookia, voit antaa asiakkaille mahdollisuuden maksaa luottokortillaan (tai Visa-debit-kortilla); säästää heitä aikaa tarkastuksen kirjoittamisesta ja lähettämisestä postitse ja säästääsi tarkistuksen odottamista, ja siirry pankkiin saadaksesi talletuksen.

Vaihe 4 - Lähetä säännölliset muistutukset

Useimmat kirjanpito-ohjelmistot, kuten FreshBooks, mahdollistavat automaattisten muistutusten lähettämisen asiakkaille sekä kopion avoimesta laskusta. Suosittelemme, että luot seuraavat 3 muistutuksen tyyppiä, olitpa sitten käyttämässäsi tuoreita kirjoja tai Gmail-kalenteria:

  1. 1-2 päivää ennen laskun saapumista. Tämä on ennakoiva lähestymistapa, joka ilmoittaa asiakkaalle, että heidän maksuajansa on lähestymässä.
  2. 1-2 päivää laskun eräpäivän jälkeen. Tämä on ystävällinen muistutus asiakkaallesi, että eräpäivä on kulunut ja maksu on maksettava.
  3. 7 päivää eräpäivän jälkeen. Jos et ole saanut maksua viikon kuluttua eräpäivästä, on aika antaa asiakkaalle puhelu. Riippuen siitä, kuinka monta erääntynyttä laskua sinulla on, aiot varata vähintään yhden tunnin joka viikko, jotta voit seurata näitä jatkotoimia. Vaikka ne eivät ole hauskoja, sinun on pidettävä viestintälinjat avoinna asiakkaan ja asiakkaan välillä, jotta saat maksun; kun asiakkaasi alkaa välttää sinua, maksun todennäköisyys vähenee.

Vaihe 5 - Tarkista A / R-ikääntyminen ja seuranta

Käytössä a viikoittain perusteella, sinun pitäisi tarkistaa myyntisaatavien ikääntymiskertomus ja tehdä luettelo asiakkaista, joille sinun täytyy soittaa maksupyyntöön. Alla on esimerkki tilien vanhenemista koskevasta raportista, jonka olemme suorittaneet fiktiivisessä liiketoiminnassamme, Paulin LVI.

Edellä oleva raportti näyttää kaikki erääntyneet laskut 3.11.2017 alkaen. Alla on lyhyt selitys kustakin sarakkeesta.

1-30 päivää: Tämän ryhmän laskut ovat 1–30 päivää niiden eräpäiviä. Kun lasku on saavutettu 7 päivää erääntyneet, sinun pitäisi soittaa viikoittain maksun seurantaan.

31–60 päivää: Tämän ryhmän laskut ovat 31-60 päivää niiden eräpäiviä. Kaikkien näiden laskujen pitäisi olla viikoittaisen puhelujen luettelossa. Kun lasku on saavuttanut 60 päivän merkin, kannattaa harkita, että et hyväksy mitään lisäsuorituksia asiakkaalta tai peruuttaa luotto-oikeuksia ja laita ne C.O.D. (vain käteisellä), kunnes heidän tilinsä on maksettu kokonaisuudessaan.

61-90 päivää: Tämän ryhmän laskut ovat 61–90 päivää niiden eräpäiviä. Tähän mennessä, jos asiakas ei ole asettanut maksusuunnitelmaa kanssasi tai jos olet antanut päivämäärän, jona maksu suoritetaan kokonaisuudessaan, sinun on luultavasti ryhdyttävä seuraavaan vaiheeseen ja haettava oikeudenkäyntiä.

Yli 90 päivää: Kaikki laskut, jotka saavuttavat 90 + päivää, on lähetettävä keräysvirastolle. Yli 90 päivän ikäiset laskut on kirjoitettava kirjanpidosta huonoksi velaksi. Tavaroiden uutinen on, että huono velka on verovähennyskelpoinen, yay!

Säännöllisten puheluiden ja myöhästyneiden laskujen lähettämisen lisäksi voit myös aloittaa koron lisäämisen maksamattomien erien päälle. FreshBooksilla voit automaattisesti soveltaa myöhästymismaksuja erääntyneisiin laskuihin.

Myöhästymismaksujen / -maksujen lisääminen antaa asiakkaalle tietää, kuinka vakavasti olet maksamassa, ja se voi motivoida heitä lähettämään kyseinen sekki. Voit aina luopua maksuista, kun maksu on vastaanotettu.

Useimmat pienyritykset luovat laskut käyttämällä kirjanpito-ohjelmistoa, kuten FreshBooksia, tekstinkäsittelyohjelmaa, kuten Microsoft Wordia tai taulukkolaskentaohjelmaa, kuten Microsoft Excel.

Lähde: Microsoft

Laskujen luominen Wordissa

Jos sinulla ei ole pääsyä Exceliin tai Google-arkkeihin ja luot vain muutaman laskun kuukausittain (5 tai vähemmän), Microsoft Word on luultavasti edullisin ratkaisu sinulle.

Jos haluat käyttää Microsoft Word -laskuohjelmaa, avaa vain Word ja napsauta "Uusi asiakirja". Tämä tuo sinut online-tietokantaan, jossa voit valita satoja eri malleja.

Seuraavassa on joitakin etuja ja haittoja, kun haluat luoda laskuja käyttämällä Wordia:

Plussat

  • Pääsy yli 200 malliin Microsoft-kirjastossa, jotta sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä.
  • Joustavuus mukauttaa minkä tahansa mallin väristä ja muotoilusta yrityksen logon lisäämiseen brändin mukaan.

Haittoja

  • Se on hyvin manuaalinen ja tylsä ​​prosessi, joka vaatii paljon aikaa.
  • Toisin kuin Excel, et voi luoda kaavoja alennusten tai myyntiveron laskemiseksi; sinun täytyy tehdä nämä laskelmat manuaalisesti, mikä lisää virheen todennäköisyyttä.

Lähde: Fitsmallbusiness

Laskujen luominen Excelissä

Excel on toinen suosittu vaihtoehto yrityksille, joilla on vain kourallinen asiakkaita ja jotka haluavat oppia kirjoittamaan laskun. Prosessi on samanlainen kuin Word, paitsi että voit yleensä löytää malleja, jotka laskevat automaattisesti kokonaismäärät.

Esimerkiksi Excel-laskumalli lisää automaattisesti alennuksia, veroja ja välituotteita laskun määrän laskemiseksi.

Tässä on muutamia etuja ja haittoja laskutietojen luomiseen Excelillä:

Plussat

  • Voit luoda kaavoja alennusten, osamaksujen ja myyntiveron laskemiseksi.
  • Samalla tavoin kuin Wordissa, voit käyttää yli 200 mallia Microsoft-kirjastossa, jotta sinun ei tarvitse aloittaa tyhjästä.

Haittoja

  • Se on manuaalinen prosessi, joka edellyttää varmasti aikaa investoida.
  • Sinulla on oltava hyvä käsitys kaavojen luomisesta Excelissä; muuten laskelmat ovat virheellisiä.

Lähde: FreshBooks

Laskujen luominen kirjanpito-ohjelmistolla

Kun lähetät yli pari laskua kuukaudessa, kirjanpito-ohjelmisto, kuten FreshBooks, tulee usein parhaaksi ratkaisuksi. Yhden laskun luominen on helpompaa ja nopeampaa. Mutta ehkä vieläkin tärkeämpää on, että online-maksut ja automaattiset muistutukset auttavat sinua todella maksamaan nopeammin.

Voit kokeilla Freshbookeja ilmaiseksi, voit seurata tätä linkkiä tai seurata vaiheittaisia ​​ohjeita seuraavassa osassa.

Plussat

  • Täysin muokattavissa; lisää vain oman yrityksen logo, värimalli ja fontti.
  • Laskee laskun kokonaismäärät automaattisesti; mukaan lukien sovellettavat alennukset ja myyntivero; manuaalisia laskelmia ei tarvita.
  • Hyväksy online-maksut asiakkailta.
  • Suorita A / R-ikääntymiskertomus FreshBooksissa nähdäksesi, mitkä laskut maksetaan tai tulevat erääntyneiksi.
  • Kun lähetät FreshBooksin kautta, voit seurata, milloin asiakas on tarkastanut ja / tai maksanut laskun.
  • Voit luoda automaattisia muistutuksia asiakkaille, kun lasku on erääntynyt tai erääntynyt.
  • FreshBooks voi lähettää laskut automaattisesti asiakkaille, jotka tarvitsevat laskun viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain.
  • Voit luoda laskun, jossa pyydät asiakkaalta etukäteen talletusta (tai säilyttäjää) ennen työn aloittamista.
  • Määritä toistuvat maksut niille asiakkaille, jotka yleensä maksavat saman summan viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain.

Haittoja

  • FreshBooksissa on vain kaksi mallia vs. 200 mallia, jotka sinun on valittava Microsoft Excelin ja Wordin avulla.
  • Kuten useimmat kirjanpito-ohjelmat, sinun on maksettava kuukausimaksu, jotta voit käyttää FreshBooksia. Toisin kuin Microsoft Excel & Word, voit kuitenkin tehdä paljon enemmän FreshBooksin kanssa kuin vain luoda laskuja. Voit hallita kaikkia tuloja ja kuluja FreshBooksissa ja luoda tärkeimmät tilinpäätökset kuten voitto- ja tappiotiedot.

Koska laskutusohjelmisto on usein paras ratkaisu pienille yrityksille, jotka haluavat kirjoittaa laskun, siirrymme seuraavaksi hypätä yhteen parhaista ohjelmista - FreshBooks-, jotta voit näyttää, miten se toimii. Jos haluat seurata omaa tiliäsi, kirjaudu sisään ilmaiseksi 30 päivän FreshBooks-kokeiluun.

Ennen kuin voit luoda laskuja FreshBooksissa, sinun on ensin annettava joitakin perustietoja yrityksestänne. Tämä kirjaimellisesti vie kaikki 3 minuuttia ja sitten olet hyvä mennä!

Vaihe 1 - Anna perustiedot

Alla olevassa kuvassa olemme syöttäneet yrityksen omistajan nimen, yrityksen nimen, täydellisen osoitteen ja onko yritys Corporation / LLC. Kun olet täyttänyt nämä kentät, napsauta Tallenna ja jatka-painiketta.

Vaihe 2 - Valitse teollisuus.

Valitse seuraavassa näytössä toimialasi, johon yrityksesi kuuluu.

Se siitä! Olemme valmiita luomaan laskuja.

Voit luoda laskun FreshBooksissa seuraavasti:

Vaihe 1 - Mukauta laskun malli

Ennen laskun luomista haluamme valita mallin ja muokata sitä alla olevan kuvion mukaisesti.

  1. Valitse malli: FreshBooksissa on kaksi mallia, joista voit valita; Yksinkertainen tai moderni. Voit siirtyä niiden välillä napsauttamalla yllä olevaa nuolta ja valitsemalla haluamasi mallin.
  2. Lisää logo: Lataa yrityksen logo, jos sinulla on sellainen. Jos sinulla ei ole logoa, tutustu artikkeliimme parhaasta logon suunnittelusta.
  3. Valitse teeman väri: Valitse laskumallisi värimalli.
  4. Valitse fontti: Napsauta pudotusvalikkoa, jos haluat valita pari Fontti-vaihtoehtoa.
  5. Tallentaa: Kun olet tehnyt valintasi, muista tallentaa ne.

Vaihe 2 - Napsauta "Luo uusi" ja sitten "Lasku"

Vuodesta kojelauta, Klikkaa "Luo uusi”-Painiketta ja valitse Lasku kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.

Vaihe 3 - Täytä laskun kentät

Alla on esimerkki laskun mallista, jossa näkyy lyhyt selostus jokaisesta kentästä, joka sinun täytyy suorittaa.

  1. Yhteystietosi: Tämä tieto täyttää automaattisesti yrityksen perustiedot, jotka annoit, kun määritit FreshBooksia. Me katamme tämän myöhemmin tässä artikkelissa. Vinkki: On tärkeää, että asiakkaallesi on tämä tieto heidän ulottuvillaan, jotta he voivat leikata sekin ja / tai antaa sinulle nopean puhelun, jos heillä on kysymys laskusta.
  2. Laskutettu: Asiakkaiden yhteystiedot ovat tällä alalla. Jos et ole asettanut asiakasta FreshBooksissa, voit syöttää asiakkaan tiedot suoraan tähän kenttään. Vinkki: Jos haluat lähettää laskusi etanapostin kautta, muista liittää yhteyshenkilön nimi tähän osaan; varsinkin jos se on suuri yritys.
  3. Myöntämispäivä: Tämä kenttä täyttää automaattisesti laskun luontipäivämäärän. Voit kuitenkin muuttaa päivämäärää, jos haluat.
  4. Laskun numero: Laskun numero on ainutlaatuinen numero, jonka FreshBooks luo; et voi muuttaa tätä numeroa.
  5. Maksettava määrä: FreshBooks laskee automaattisesti laskun kokonaismäärän, kun syötät tuotteet / palvelut Kuvaus-osioon.
  6. Kuvaus: Anna yksityiskohtainen kuvaus palvelusta / tuotteista, joita olet laskuttanut tällä alalla.
  7. nopeus: Syötä laskutusnopeus palveluun / tuotteeseen, jonka laskutat tällä alalla.
  8. Määrä: Syötä tuotteiden määrä, jonka olemme käyttäneet tänä aikana laskutettavien palveluiden osalta.
  9. Line Total: FreshBooks kertoo määrän kertaa ja laskee tämän kentän sinulle.
  10. Alennus: Jos haluat soveltaa alennusta laskuun, kirjoita alennusprosentti tähän kenttään ja FreshBooks laskee alennuksen sinulle.
  11. Verottaa: Jos sinun on sovellettava myyntiveroa, anna myyntivero tässä kentässä ja FreshBooks laskee automaattisesti veron.
  12. Maksettava määrä: FreshBooks lisää yhteenlasketut, alennus- ja myyntiverot-kentät yhteen, vähentää vähennysmaksut (tai talletukset) laskettavaksi erääntyneen kokonaismäärän.
  13. Huomautuksia: Voit kirjoittaa asiakkaillesi henkilökohtaisen muistiinpanon tai ystävällisen muistutuksen siitä, että he voivat tehdä maksunsa verkossa kuten tässä esimerkissä.
  14. ehdot: Voit vapaasti sisällyttää asiakkaillesi ystävällisen muistutuksen maksaa laskunsa eräpäivään mennessä. Vihje: Tämä olisi myös hyvä paikka muistuttaa asiakkaita siitä, että myöhästymismaksuja / seuraamuksia arvioidaan, jos laskua ei makseta ajoissa.

Kuten olemme keskustelleet, sinun pitäisi lähettää sähköpostisi laskut; mitä nopeammin asiakas saa laskun, sitä nopeammin saat maksun.

Voit lähettää laskusi sähköpostitse FreshBooksissa noudattamalla seuraavia ohjeita.

Vaihe 1 - Napsauta Lasku-painiketta

Jos sinulla ei ole laskua auki, siirry Dashboardiin ja napsauta laskua, jolloin se näkyy näytössä. Napsauta Lähetä-painiketta, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Vaihe 2 - Täytä sähköpostin tiedot ja lähetä

Seuraavassa näytössä on annettava lisätietoja. Alla on tilannekuva kentistä sekä lyhyt selitys kustakin.

  1. Sähköpostiosoite: Kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää laskun. Voit syöttää useita sähköpostiosoitteita, jos tarvitset.
  2. Aihe: Tämä on luotu FreshBooks ja sitä ei voi muuttaa.
  3. Sähköpostiosoite: FreshBooks luo osan sähköpostiviestistä, jonka näet täällä; Voit kuitenkin kirjoittaa myös henkilökohtaisen viestin, kuten olemme tehneet täällä ”Arvostamme yritystäsi!”.
  4. Luo jaettava linkki: Laskun lähettämisen lisäksi sähköpostitse voit luoda linkin laskuun myös napsauttamalla "Luo jaettava linkki".
  5. Lähetä lasku: Kun olet valmis, napsauta tätä painiketta, jos haluat lähettää sähköpostiviestin asiakkaalle.

Kuten aiemmin keskustelimme, on tärkeää tarjota asiakkaillesi mahdollisuus maksaa laskunsa verkossa. Se säästää niitä aikaa, koska he voivat tehdä sen nopeammin kuin lähettää sinulle sekin.

Noudata alla olevia ohjeita käynnistääksesi online-maksutoiminnon FreshBooksissa.

Vaihe 1 - Napsauta laskua

Jos sinulla ei ole laskua auki, siirry Dashboardiin ja napsauta laskua, jolloin se näkyy näytössä. Laskun oikealla puolella näkyy luettelo Asetuksista. Klikkaa "Hyväksy luottokortit”Kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.

Vaihe 2 - Luottokorttiehtojen tarkistaminen ja hyväksyminen

Seuraavassa näytössä näkyy luettelo luottokortista, jotka voit hyväksyä, sekä maksu, joka veloitetaan kustakin tapahtumasta. Klikkaa "Hyväksy luottokortit”-Painike hyväksyä ehdot ja aktivoi online-maksut asiakkaillesi.

Vaihe 3 - Tarkista, että online-maksut ovat aktiivisia

Nyt kun asiakkaasi saavat laskunsa, he näkevät seuraavat tiedot:Maksa nyt”-Painiketta laskun yläosassa. Niiden on vain noudatettava näytön ohjeita maksamaan laskunsa muutamassa minuutissa!

Vihje: Kun asiakas maksaa laskun, FreshBooksissa tapahtuu seuraavaa:

  • Lasku merkitään maksettuina ja A / R-saldosi automaattisesti pelkistetty.
  • Saat ilmoituksen siitä, että lasku on maksettu.
  • Maksu olisi saavutettava pankkitilillesi 2-3 työpäivän kuluessa.

Voit lähettää jopa kolme myöhästymismaksua ja voit myös käyttää myöhästymismaksuja FreshBooksilla. Sinun on kuitenkin tilattava FreshBooks Pro, jotta voit käyttää tätä ominaisuutta. Kun haluat asettaa sen, voit näyttää laskun, napsauta Asetukset, joka sijaitsee laskun oikealla puolella ja valitse Lähetä muistutuksia. Näyttöön tulee seuraava ikkuna:

Valitse päivien lukumäärä (ennen tai jälkeen), jonka haluat muistutuksen siirtyvän asiakkaalle. Ehdotamme, että perustat seuraavat 3 muistutusta, jotka perustuvat keskusteluihin, jotka koskevat muistutuksia siitä, miten lopetetaan prosessin jakso.

  1. 2 päivää ennen eräpäivää
  2. 2 päivää eräpäivän jälkeen
  3. 7 päivää eräpäivän jälkeen

Suorita tilin ikääntymistä koskeva raportti

Kuten olemme keskustelleet, paras tapa hallita maksamatta olevia laskuja on tarkistaa A / R-ikääntymisraportti vähintään kerran viikossa.

Noudata seuraavia ohjeita, kun haluat tuoda tilin käyttöön vanhenemisraportin (A / R-ikääntyminen) FreshBooksissa:

Vaihe 1 - Siirry Lisäasetukset-raporttiin.

Siirry Dashboardista alaspäin Advanced Report -osiossa ja napsauta ”Tilien vanheneminen”-Painiketta, kuten alla olevassa kuvassa näkyy.

Vaihe 2 - Tarkista tilin vanhenemisraportti.

Alla on tilannekuva Accounts Aging -raportista (aka A / R Aging -raportti), jota me otimme näytteistämme, Paul's Plumbingista.

Marraskuun 3. päivänä 2017 on kaksi asiakasta, joilla on erääntyneet laskut, jotka ovat myöhässä 1–30 päivää. Voit tulostaa tämän raportin, viedä sen Exceliin tai lähettää sen kenellekään sähköpostitse.

Voit kertoa, että ymmärrätte paremmin, mitä tietoja laskussasi pitäisi olla, miten toteuttaa prosessi, joka alkaa laskutuksesta myyntiäsi / palveluita varten, ja päättyy maksujen keräämiseen asiakkailta ajoissa, mikä parantaa kassavirtaa.

Suosittelemme käyttämään sellaista kirjanpito-ohjelmaa, kuten FreshBooksia, koska se voi auttaa sinua lähettämään asiakkaillesi vain ammattimaisia ​​laskuja, mutta säästää aikaa, jotta voit palata siihen, mitä nautit eniten, kasvattamalla liiketoimintaa!

Loading...